Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de date

Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care Graffino Software SRL (denumită în continuare „Furnizorul”, „Operatorul”, „noi” sau „FiscalLink”) colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale utilizatorilor aplicațiilor și serviciilor FiscalLink.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația română aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.

2. Domeniul de aplicare

Această politică se aplică tuturor produselor și serviciilor din ecosistemul FiscalLink:

• FiscalLink App (Windows, Linux, macOS, iOS, Android)
• FiscalLink Shopify Extension
• FiscalLink Shopify Gateway
• FiscalLink Cloud
• Website-ul fiscal.link

3. Datele pe care le colectăm

Colectăm datele necesare pentru furnizarea serviciului, licențiere, sincronizarea în cloud a activității caselor de marcat, suport tehnic și îndeplinirea obligațiilor legale.

3.1. Date de cont și de identificare

• nume și prenume
• adresă de e-mail și, opțional, număr de telefon
• credențialele de autentificare și sesiunile active

3.2. Date despre organizație și facturare

• denumirea organizației și rolurile membrilor
• adresele punctelor de lucru (adresă, cod poștal, localitate, județ)
• date de facturare: denumire firmă, CUI, adresă
• identificatori de client și de abonament la procesatorul de plăți (Stripe)
• adresele de e-mail incluse în invitațiile de aderare la o organizație

3.3. Date despre licențe și dispozitive

• codurile și abonamentele de licență
• seria (numărul de serie) a casei de marcat
• numele dispozitivului, platforma și sistemul de operare
• tipul și modelul imprimantei fiscale conectate
• starea și momentul ultimei conectări a dispozitivului
• jetoane de sesiune ale dispozitivului
• adresa IP și user-agent-ul înregistrate la evenimente de securitate, precum aprobarea transferului unui dispozitiv

3.4. Date operaționale sincronizate de la casa de marcat

Pentru o casă de marcat licențiată, aplicația FiscalLink sincronizează automat în cloud activitatea acesteia, pentru a oferi istoricul acțiunilor, jurnalul de audit, analize și alerte. Colectăm:

• bonurile (fiscale și nefiscale): număr, serie fiscală, subtotal, total, tip vânzare, moment emitere și conținutul complet al bonului (linii de produse, valori)
• rapoartele Z și X și alte rapoarte fiscale
• istoricul complet al acțiunilor / jurnalul de audit – fiecare comandă executată pe casa de marcat (printare bon, rapoarte, configurări), inclusiv datele brute ale cererii și răspunsul dispozitivului

3.5. Organizația ascunsă și migrarea datelor

Imediat după licențierea unei case de marcat, aceasta este asociată automat unei organizații ascunse, dedicată contului dvs. Din acel moment, bonurile, rapoartele și acțiunile casei de marcat sunt sincronizate și stocate în cloud sub această organizație, chiar înainte de a fi asociată unei organizații reale.

Atunci când asociați (împerecheați) casa de marcat cu o organizație reală, toate datele colectate anterior (bonuri, rapoarte, istoricul acțiunilor) sunt migrate către acea organizație și devin disponibile în cadrul ei.

Aceste date sunt legate de identitatea dvs. în mod indirect: fiecare bon, raport sau acțiune este asociat seriei casei de marcat, care la rândul ei este asociată unui cont personal sau unei organizații.

3.6. Date prelucrate prin integrarea Shopify

Dacă utilizați aplicația FiscalLink pentru Shopify POS, colectăm:

• ID-ul magazinului Shopify și URL-ul (shop.myshopify.com)
• identificatori de sesiune POS și comenzi procesate (număr de bon, valoare, date fiscale)
• starea licenței asociate dispozitivului

FiscalLink nu colectează, nu stochează și nu prelucrează date privind clienții finali ai magazinului Shopify (de ex. nume, adresă, card, e-mail client).

3.7. Date colectate pe website

Pe website-ul fiscal.link folosim, numai după consimțământ, Google Tag Manager cu Google Analytics 4 pentru statistici de trafic și Meta Pixel pentru măsurarea, atribuirea și optimizarea campaniilor publicitare. Aceste tehnologii pot prelucra adresa IP, tipul de browser și dispozitiv, paginile vizitate, identificatori cookie (de ex. `_ga`, `_fbp` și `_fbc`) și evenimente precum trimiterea reușită a formularului. Nu transmitem către Meta numele, mesajul sau celelalte câmpuri completate în formular. Adresa de e-mail și numărul de telefon ajung la Meta numai ca hash SHA-256 (o transformare ireversibilă), ca parte a evenimentului Lead descris mai jos. Formularul de contact transmite mesajul și datele introduse prin automatizarea noastră de pe Cloudflare direct în Pipedrive (CRM-ul nostru), fără e-mailuri. Numai dacă automatizarea nu este disponibilă, formularul trimite datele către noi prin serviciul de e-mail AWS SES.

Cu consimțământul pentru marketing, Meta Pixel primește următoarele evenimente: PageView (vizualizarea unei pagini), ViewContent (vizualizarea unei pagini de produs, de ex. Shopify POS, prețuri sau FiscalLink Cloud) și Lead (trimiterea reușită a formularului sau un clic pe butonul WhatsApp). Fiecare eveniment Lead are un identificator aleator, care nu conține date personale și care ne permite să nu numărăm de două ori același eveniment. Cu același consimțământ pentru marketing, trimitem o copie a fiecărui eveniment Lead și de pe serverul nostru (Meta Conversions API, prin fluxul automat de pe Cloudflare), cu același identificator. Copia conține adresa paginii, adresa IP, tipul de browser, identificatorii cookie `_fbp` și `_fbc` și, la trimiterea formularului, adresa de e-mail și numărul de telefon ca hash SHA-256, calculat în browserul dvs. Meta folosește aceste date pentru a asocia evenimentul cu un cont Meta și pentru a măsura și optimiza reclamele noastre. Cu consimțământul pentru analiză, aceleași acțiuni sunt măsurate și în Google Analytics.

Butonul WhatsApp de pe website este un link către WhatsApp. La clic, se deschide aplicația WhatsApp, operată de WhatsApp Ireland Limited (grupul Meta), conform propriei politici de confidențialitate. Dacă ne trimiteți un mesaj, primim numărul de telefon, numele din profilul WhatsApp și conținutul mesajului, pe care le folosim pentru a vă răspunde.

3.8. Date despre persoanele care ne contactează (lead-uri)

Dacă completați un formular de reclamă Meta (Lead Ads) sau formularul de pe website, ori ne scrieți pe WhatsApp sau pe e-mail, prelucrăm: numele, numărul de telefon, adresa de e-mail, răspunsurile din formular (de ex. marca și modelul casei de marcat) și mesajele schimbate cu noi.

• Datele sunt înregistrate în sistemul nostru de gestionare a relației cu clienții (Pipedrive), unde un consultant FiscalLink vă preia solicitarea.
• Vă putem trimite câteva mesaje de urmărire pe WhatsApp și pe e-mail, în zilele lucrătoare. Mesajele se opresc când ne răspundeți, când răspundeți „STOP” sau când solicitarea este închisă.
• Răspunsurile dvs. sunt clasificate automat de un model de inteligență artificială (Meta Llama 3.1, rulat pe infrastructura Cloudflare Workers AI), care stabilește dacă doriți să fiți contactat, aveți o întrebare sau nu mai doriți mesaje. În funcție de rezultat, solicitarea este marcată în Pipedrive, un consultant primește o sarcină sau mesajele se opresc. Clasificarea nu produce efecte juridice asupra dvs., iar cazurile neclare ajung la un consultant.
• Fluxul automat rulează pe Cloudflare (Workers, baza de date D1 și copii de siguranță zilnice în R2).

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrăm datele personale exclusiv pentru scopuri determinate, în baza următoarelor temeiuri juridice prevăzute de GDPR:

• Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b)): crearea contului, activarea și administrarea licențelor, sincronizarea în cloud a activității caselor de marcat, împerecherea și migrarea datelor între organizații, furnizarea istoricului acțiunilor, a jurnalului de audit, a analizelor și a alertelor
• Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c)): păstrarea documentelor fiscale și a jurnalelor conform legislației aplicabile
• Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)): securitatea serviciului, prevenirea abuzurilor și a utilizărilor neautorizate, îmbunătățirea și stabilitatea produsului
• Măsuri precontractuale la cererea dvs. (art. 6 alin. (1) lit. b)) și interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)): răspunsul la solicitările trimise prin formulare, WhatsApp sau e-mail, mesajele de urmărire și clasificarea automată a răspunsurilor
• Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a)): cookie-urile de analiză și marketing de pe website

5. Destinatarii datelor și sub-procesatorii

Pentru funcționarea serviciului, apelăm la furnizori terți de încredere, care prelucrează datele exclusiv la instrucțiunile noastre:

• Stripe – procesarea plăților și administrarea abonamentelor. Primește nume, adresă, număr de telefon și, dacă este cazul, codul fiscal (CUI/TVA).
• AWS (Amazon SES) – transmiterea e-mailurilor tranzacționale (confirmări, securitate, facturare, licențiere) și a mesajelor din formularul de contact. Primește adresa de e-mail și conținutul mesajelor.
• Google (Google Tag Manager și Google Analytics) – statistici anonimizate de utilizare a website-ului (numai cu consimțământ pentru analiză).
• Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel și Conversions API) – măsurarea și atribuirea conversiilor, optimizarea campaniilor și crearea de audiențe publicitare (numai cu consimțământ pentru marketing).
• WhatsApp Ireland Limited (WhatsApp Business) – transmiterea mesajelor WhatsApp dintre noi și dvs. Primește numărul de telefon, numele de profil și conținutul mesajelor.
• Meta Platforms Ireland Limited (Lead Ads) – formularele de reclamă prin care ne lăsați datele de contact.
• Pipedrive OÜ – sistemul de gestionare a relației cu clienții. Primește numele, telefonul, e-mailul, răspunsurile din formular și notițele despre mesaje.
• Google (Gmail / Google Workspace) – trimiterea și primirea e-mailurilor cu persoanele care ne contactează.
• Cloudflare, Inc. – găzduirea fluxului automat (Workers, D1, R2) și modelul de inteligență artificială care clasifică răspunsurile (Workers AI).

Nu vindem și nu închiriem datele dvs. personale către terți.

6. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii noștri (de ex. Stripe, Amazon Web Services, Google, Meta, Cloudflare și Pipedrive) pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri, transferurile se realizează cu garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau deciziile de adecvare.

7. Perioada de stocare a datelor

Păstrăm datele doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate:

• Bonuri, rapoarte și documente fiscale: pe durata impusă de legislația fiscală română (în general până la 10 ani)
• Date de cont, organizație și licențe: pe durata existenței contului, plus o perioadă rezonabilă necesară încheierii relației contractuale și îndeplinirii obligațiilor legale
• Jurnale de securitate (adresă IP, user-agent): o perioadă limitată, necesară scopului de securitate
• Date colectate în organizația ascunsă: sunt migrate către organizația reală la împerechere sau șterse dacă dispozitivul nu este niciodată împerecheat
• Date despre lead-uri și mesaje: cât timp solicitarea este activă și cât este necesar relației comerciale; le ștergem la cererea dvs. Copiile de siguranță ale fluxului automat se șterg după 30 de zile

8. Cookie-uri și tehnologii similare

8.1. Ce sunt cookie-urile

Cookie-urile sunt fișiere text mici stocate pe dispozitivul dvs. Folosim cookie-uri pentru funcționalități esențiale și, numai cu acordul dvs., pentru analiză și măsurarea campaniilor publicitare.

8.2. Tipurile de cookie-uri

8.3. Gestionarea consimțământului

La prima vizită, veți vedea un banner de consimțământ pentru cookie-uri. Puteți:

• Accepta toate cookie-urile
• Refuza cookie-urile de analiză și marketing (site-ul funcționează normal)
• Modifica oricând preferințele, prin opțiunea „Gestionare cookie-uri” din subsolul site-ului

9. Drepturile dvs. conform GDPR

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele deținute despre dvs.
• dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), în limitele obligațiilor legale de păstrare
• dreptul la restricționarea prelucrării
• dreptul la portabilitatea datelor
• dreptul de opoziție față de anumite prelucrări
• dreptul de retragere a consimțământului pentru cookie-uri și analiză

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor: credențialele de autentificare sunt protejate, comunicațiile sunt criptate în tranzit (HTTPS/TLS), iar accesul la date este restricționat pe bază de roluri și permisiuni.

11. Contact

Pentru orice întrebare privind confidențialitatea sau pentru exercitarea drepturilor dvs.: